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四招克服开会时出现的问题

也许你会惊讶地发现,某些会议其实毫无成果,除非是由你来组织。是的,这是事实。有时会议召开后未能产生清晰的成果。Harry Hall曾写过会议的四种可能问题以及如何根治这些问题:

  1. 目标不明
  2. 话题跳跃
  3. 优柔寡断
  4. 方向不明

之所以会议毫无成果,一个主要原因就是首先没人知道会议名称由来。每个会议开始时,都应有人简要地陈述会议的确切目的。浏览议程和基本规则,并询问是否有人有其它事项需要说明。

由第一个问题衍生出的第二个问题则是,人们不习惯按顺序思考不同的话题。他们希望在话题间来回跳跃,最终降低了某一话题的讨论成效。为了克服这一问题,你可以将大家提出的重点记录在话题清单上;如有必要,也可安排一名“守门人”在必要时让讨论转向。

然而,无论如何规划组织,有时就正在讨论的话题就是会出现犹豫不决。这通常是由于缺乏信息或不确定该由谁决策而导致的。同理,将参会者人数限制在8人左右,因为人越多,决策越慢。

最后,关于方向不明,你可采取“突袭(RAID)”战术,也即风险(risk)、行动项(action items)、话题(issues)和决策(decisions):

险:把握风险清单上的挑战和机遇。
行动项:包括行动项日期、待采取的行动、负责人、截止日期和状态(开始或结束)。
题:会议话题包括那些值得讨论但在会议范围之外的事项。
决策:决策内容是什么?由谁作出决策?决策日期是哪天?哪些因素促成了决策?

原文(英文)参见: http://www.pmsouth.com/2014/11/08/four-meeting-problems-which-ones-do-you-want-to-overcome/

大约 John Friscia

John Friscia was the Editor of Computer Aid's Accelerating IT Success from 2015 through 2018. He began working for Computer Aid, Inc. in 2013 and grew in every possible way in his time there. John graduated summa cum laude from Shippensburg University with a B.A. in English.

同时检查

项目复杂度:监控可能破坏项目的变量。

项目管理中经常出现的情况是,选择一种简单的模式应用于各种项目。当项目经理采用这种方法时,项目执行很快就会遭受损失,因为其必须对全部项目使用所有同样的流程。该模型太简单:没有判断,没有分析,并且只有对工具的硬性使用。 模型与现实状况 从理论上说,所有的工具和过程都是适合的,因此,使用工具应当是合理的选择。其也可使项目完全符合商业方法论。不幸的是,这种盲目的执行缺乏适用于项目的灵活性。 我们知道,项目管理的优势在于其可应用于不同的领域、不同的背景和不同规模大小的项目。其可能是史诗般的宏大施工工程、软件设计工程、技术创新或者非常小的团队所完成的研究。同样,项目管理理论构建清晰,可广泛用于各种项目工程。 然而,每个项目都具有其独特性,都有其自己的要求,并且存在不同的背景。项目的成功和失败都在项目的现实背景中发生。至关重要的是,我们要对项目计划和方法进行设计,使其与现实状况相适应。 没有任何两个项目的现实状况完全雷同。盲目地应用所有流程会构成一个假设:项目所有部分都相当复杂。 评估项目复杂度< 作为战略项目领导者,理解项目的复杂性是相当关键的。对项目复杂性的理解能够帮助您开发出适当的项目计划、创建您的项目团队、优化监控和控制过程的方法。 您可能会很幸运,一直执行非常相似的项目。然而,我也注意到,很少有两个完全雷同的项目。每个项目的复杂性程度都是不尽相同。至关重要的是,不要掉入盲目作出假设的陷阱。如果我们对项目进行评估并建立复杂性指标,就更加便于操作。至少,我们可有针对性地进行战略选择,而不是基于假设。 复杂性要素 在计划阶段,我倾向于开发一份项目复杂性指标。该复杂性指标可指导项目团队选择与项目需求相匹配的正确工具和工艺技术。其还可以识别需要特别注意的核心要素。有针对性并且主动地处理这些要素,可使我们的行动更加具有战略意义,并且可为我们的客户、赞助商和各利益相关方带来价值提升。 以下是您在每个项目中都应当考虑的几个复杂性要素。对这些要素进行监控,可拟定一份复杂性指标,为您和您的团队在整个项目周期中提供指导。 法律环境 市场竞争激烈程度 创新水平 …

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