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IT基準管理的三步走策略

在IT基準管理中,錯誤的度量和分析流程可能會導致毫無意義,或者甚至誤導性結果。策略專家John Parkinson曾與某IT集團合作,根據該集團的基準,其是任意行業中的絕對領軍者。但是,Parkinson幫助將該集團的員工人數從700人縮減到250人,並且沒有導致任何生產力損失。在一篇文章中,Parkinson解釋了一個三步走流程以及該流程如何適用於各種IT機構。

某著名公司的資訊長(CIO)曾要求Parkinson將他的IT機構與同業其他機構進行基準管理。在對一個這麼大的公司進行基準管理的最大挑戰是能夠與之並肩的類似規模機構很少,並且,即使有,數量也比較少,並且所處的行業可能相關性不大,無法提供有效的對比。

Parkinson設計了一個三步走解決方案。首先,他決定使用公共數據針對全球大概20個相當規模和結構的機構進行一個快速的基準定性。此目的是為了在各個方面形成一個“示意圖”,展示其他企業與該CIO所在集團的相似和相異之處。第二步,Parkinson對大概50個產品和服務收入與該集團IT預算相近的機構進行調查。然後,將運營規模與基準管理對像類似的高績效公司找出來,進行基準對比。接著,Parkinson將該CIO的IT機構每個內部部分與其他部分進行基準對比,以發現客戶體驗的可變性。對於該策略為什麼如此行之有效,Parkinson在這裡給出了原因:

如果經過適當設計,可以定期使用基準監測改良方案的效果…並且,由於用作基準對標的各個集團均處在同一組織背景,使得各個公司之間難以進行對比、或者使得對比成本企業的許多外部變量則不會成為考慮因素,或者會更加容易控制。

此策略確實為該CIO提供了報關的分析意見,並且隨後得以納入到公司的策略規劃中。

如需查閱原文(英文版),請至:http://ww2.cfo.com/it-value/2014/09/benchmarking-can-lead-astray/

大約 John Friscia

John Friscia is the Editor of Computer Aid’s Accelerating IT Success. He began working for Computer Aid, Inc. in 2013 and continues to provide graphic design support for AITS. He graduated summa cum laude from Shippensburg University with a B.A. in English.

同時檢查

提高專案品質的7種有效途徑

缺乏品質管理可能會對專案產生深遠的影響——重工、進度延遲、成本較高、沮喪、士氣問題、以及缺乏客戶滿意度。專案經理能不把重點放在專案管理的這一關鍵方面嗎? 我在我的品質管理訓練課上提問,“當你購買眼鏡時,什麼品質層面對你來說很重要?”我聽到這樣的議論:眼鏡很合適。該眼鏡有我想要的功能。我喜歡眼鏡的款式。 其他人談論優質的客戶體驗:他們受到怎樣的招呼、他們如何能快速到眼科醫生處就診、找到自己的框架是否容易、以及快速,準確的結帳過程。 專案是類似的——不管是內部還是外部專案的客戶,接受交付成果,對專案流程的體驗。你的客戶如何描述他們的交付成果和客戶體驗?你的客戶覺得他們獲得很不錯的價值了嗎? 下面是一些常見的品質管理失誤。克服這些錯誤可以大大提高你的成功機會。 克服品質陷阱的最有效方法 1.無法定義品質。術語“品質”的定義是不明確的。專案管理知識體系定義品質為,“符合使用的要求和條件;”ISO 9000定義品質為一組固有特性滿足要求的程度。 ”解決方案:在實際應用中定義品質,讓你的團隊採取漸進的步驟,以滿足專案要求。 2.未能堅持需求。有些組織有一個口頭禪,如“超越客戶的期望。”要小心具有漂亮的外包裝的需求。當我們添加客戶不需要的功能時,我們增加了工期延誤,不必要的複雜性和較高成本的可能性。解決方法:做一個把關者;不容忍添加到專案上的超出範圍情況。 3.未能開發和把握品質管理計畫的規模。有些專案經理建立難以實現的品質管理計畫,該計畫花費比我們獲得的收益更多的費用來執行。然而,更多的時候,該計畫是不充分的。解決方案:與專案團隊一起合作,定義一個務實的方法(包括適用的標準和流程)來管理品質。 4.未能執行品質保證。讓我們假設你有一個品質管理計畫。你在執行計畫嗎?你是否使用了計畫中定義的標準和流程?你必須能夠回答這些問題。解決方案:執行品質稽核,評估執行計畫的情況。專注於你是否得到你所期望的結果。 5.未能控制品質。控制品質,是為了確保交付結果是正確的(即,無缺陷)。明智的專案經理不會等到專案結束才控制品質。解決辦法:執行迭代審查和檢視,以確定缺陷;儘早開始。覓尋和改正靠近始發點而不是下游的缺陷,因為下游缺陷的修正會更加昂貴。 6.未能把焦點放在需求上。需求管理和品質管理齊頭並進。需求文件是品質計畫的輸入。好的需求會讓重工和工期延誤的減少。解決方案:著力改善需求流程,意思是引導需求、分析需求、記錄需求、並確認需求。考慮使用熟練的業務分析師,以輔助需求流程。 7.未能把重點放在專案流程上。有些專案團隊在建立交付結果時“只管埋頭去做”。這些團隊可能無法制定有效率和效能的專案流程。同樣的流程錯誤重複一遍又一遍。解決方案:在專案階段結束後和專案完工後,實施經驗學習,以評估需求、設計、開發和測試等流程。 …

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