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在專案管理中重新定義成功

如果你按照範圍、時間和預算完成專案,那麼你已成功。這是專案管理中著名的三大約束,看看這些約束在我們心中有多深刻,總是一件有趣的事情。 《專案管理知識體系》(PMBOK)第5版談論了範圍、品質、時間安排、預算、資源、風險的競爭性約束(PMBOK,第6頁)。好像很少人更新他們的專案管理詞彙以使用競爭性約束的概念。

在第2.2.3節(第35頁)中,PMBOK基於競爭性約束提出了專案成功的定義。

由於專案在性質上是暫時的,專案的成功應該在專案經理和高層經理之間核准的範圍、時間、成本、品質、資源、風險等約束之內在競爭專案方面衡量。為確保所承接專案的收益的實現,測試時期(如服務中的軟啟動)在交付永久運作之前可以成為總專案時間的一部分。專案成功應該指由經授權的利害關係人批准的最後基準。

 現實檢查

我們看到關於專案管理中的成功率的眾多議論。遺憾的是,基於以上定義的成功率往往很低。對於該事實最常見的解決方案總是以下幾種:

  • “如果我們能實施更多方法,一切都會完美。”
  • “如果我們能計劃得更多並且更好,一切都會完美。”
  • “如果我們能有做得更好的專案贊助者,一切都會完美。”

可能如果你完全實施這三個解決方案,你更可能成功。然而,基於我們既定的成功定義,我們仍然困難重重。當一個解決方案不能帶來預想中的結果時,重新思考分析才是明智之舉。

PMBOK成功的定義不完整和太狹隘是有可能的。畢竟,三大約束或該競爭性的約束,只是約束而已,是可操作性的指標。它們是重要的,但其他成效指標也應該用於衡量專案的成功。

當我們通過評估我們滿足操作性指標的能力來衡量專案管理中的成功時,出現了一些奇怪的結果:

  • 實現該約束的既定數字,比增加價值更重要。
  • 專案實現收益不是重要的。
  • 討論變成了戰術上的討論,而沒有空間進行策略性的討論。
  • 針對基準而不是它們所帶來的收益進行改革申請、創新和新觀點的評估。

成功的更佳定義

我們需要好的流程和專案管理實務,它們是支持專案的效率的能力激發者、工具。它們不是並且絕不會是專案的最終目的。把策略性目標包括在內,並有能力衡量它們是重要的。

我們客戶給我們支持酬勞以讓我們幫他們實現特定的結果。在他們心中,當他們思考該專案時,他們注重該專案的收益;他們的確假設我們作為專業人士會使用恰當的方法。所以,讓我們了解一下他們是如何思考和看待他們的專案的。

作為專案經理,最好用以下方式,而不是該三大約束或競爭性約束來評估你的專案的各種元素:

  • 策略性的:該專案對於利害關係人的收益和價值
  • 可操作的:通常為計畫中的各種約束
  • 基礎設施:可用於專案的工具、流程、軟體和資源的品質和合適性

在專案管理中,我們經常很快就欣然接受專案管理方法和其操作性指標的價值。然而,業界在採用專案管理的策略性觀點上更加緩慢。我們經常更樂於把專案管理的角色限定為任務監管和任務執行。

如果專案管理只對世界持有操作性的和戰術性的觀點,則不能作為組織的策略性工具。

結論

你的客戶想要專案成功。該專案為某個原因而啟動。成為一個專案領導者,並確保你知道這是什麼。儘管操作性指標對於管理合約不錯,但是客戶的滿意度是基於所交付成果的價值和收益的。

持有專案的本策略性觀點對於我們管理專案的所有階段、與客戶互動、應對變化和做決策有重大影響。

大約 Michel Dion

Michel Dion is a CPA and PMP, living in Ottawa, Canada with his wife and 2 kids. He also has a certification in Internal Audit (CIA), Risk Management (CRMA) and Fraud (CFE). Michel has managed in his career many projects, including special initiatives and emergency projects. He is developing a website called Project-Aria, and is very active in the project management community on the web. The key areas of focus of Project-Aria are project management, leadership, productivity, mind and health, and career and training. He has loved technology since the moment he played on the TRS80 a while ago. Despite that, his two sons insist that they know more about technology than him.

Sometimes, he will comment on other subjects, as he likes fitness, travel, chess, photography, and music. He also has a goal of mastering four languages: English, French, Spanish and Swedish. Pay Michel a visit at Project-Aria by clicking the button below.

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