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選擇和執行專案的更好方法

貴公司的明天就在你手中。選擇並執行正確的專案,你將實現最大的潛力。而如果選擇了錯誤的專案,你就將在競爭中落後,而且可能是徹底失敗。我見過很多公司花費多年時間來解決專案選擇過程的問題。那麽,我們該選擇什麽樣的專案?我們是否又有執行專案所需的資源呢?

可悲卻又常見的故事

下面是我們常見的情景。高階經理人有關於強化現有產品和超越競爭對手的宏偉構思;專案發起人宣佈了6個月的專案期限;

專案經理則表達自己的擔憂:資訊不足,無法確定專案能否在6個月內交付成果。而專案發起人說:我們沒有選擇,盡全力去做。

專案經理在對產品所含內容知之甚少的情況下開始專案。專案發起人很忙,不參與專案。專案團隊開始分析並定義專案。幾個團隊成員開始定義專案要求,其他人則開始籌劃如何交付成果,並將其交給其他團隊進行測試。

專案團隊夜以繼日地工作了幾個月。團隊成員感到高度緊張。公司繼續為他們的加班支付成本。令人驚訝的是,專案團隊似乎能在最後期限前完成專案。

訓練人員開始進行訓練。在前兩期訓練課程中,使用者第一次看到強化版的產品。他們在使用後產生了抱怨,並給出了謹慎但很關鍵的評論。他們跟自己的功能經理分享了自己的關切,而功能經理也向上層進行了報告。有實力且有影響力的利害關係人開始給專案發起人打電話,要求進行修改。而專案發起人發現這些修改需要花費4個月時間。

專案選擇過程是一個棘手的問題,每個人可能需要不同的解決方案。但可以肯定的是,這個問題並不是不可解決的。 下面的一些做法能極大地提高你成功的機會。

選擇和執行專案的更好方法:

  1. 確保專案發起人積極參與。缺席的發起人不會讓專案成功。專案團隊成員缺乏戰略遠見和成功完成專案所需的權威。發起人能確保團隊保持正確的方向,並獲得需要的資源。
  2. 組建專案委員會進行專案選擇。專案申請要提交給委員會進行審批。但更好的是讓專案發起人向委員會做簡要介紹。解決問題。
  3. 確定專案選擇的標準。向組織介紹專案將如何進行選擇。給組織定義和溝通選擇標準,這可以避免時間浪費。專案發起人將不用再浪費時間去定義那些不會成功的專案。專案選擇標準可能包括:1)戰略重要性;2)符合法規;3)財務可行性;以及4)適應未來變化的業務和技術靈活性。
  4. 確定專案獲批准所需的資訊。 一個不錯的起點是,讓專案發起人向專案委員會提交一份專案章程。這個章程是一份簡要文件,裡面定義了商業案例、專案問題定義、目標、交付成果、限制、假設、利害關係人、團隊成員和主要風險。
  5. 做出初步專案批准,並且在產品和專案範圍確定以後獲取將要展示的資訊。專案範圍管理過程包括收集需求、定義專案和產品的詳細描述、以及將專案分解為階段性交付成果。確定範圍的過程是一個發現的過程。在專案團隊分析專案的過程中,團隊可以更清楚地看到挑戰和機遇。利害關係人也要參與其中,並從不同角度進行考慮。
  6. 讓利害關係人參與專案範圍的確認過程。專案範圍管理過程還包括完成的專案成果交付的正式驗收。人們不喜歡意外情況。讓合適的利害關係人參與到專案成果交付的檢查和驗收過程中。
  7. 隨時間調整預估。在專案範圍被定以前,資深經理人經常想知道專案成果交付所花的時間。如果專案經理缺乏足夠的資訊,他/她可能想先提供一個過早的較高預期,再在定義產品和專案範圍後提供一個更詳細的預估。
  8. 選擇適當的方法。如果專案已被完全理解,但無法在規定的時間內完成,你可以選擇精簡專案範圍,用漸進或階段式的方法(如分模塊交付專案),或用一種敏捷的方法完成專案。如果專案未被完全理解或定義,請認真考慮敏捷的方法。通過在產品待辦事項中找到用戶需求的方法來定義專案範圍,並通過修正的辦法來漸進式地執行專案。

更好的公司

大多數公司都在努力實現更有效和高效的專案決策。請想像貴公司通過做出更快、更好的專案決策而獲得了競爭優勢。這可以成為現實,但需要你的行動。

計劃、行動、執行。評估並做出必要的改變。

大約 Harry Hall

Harry Hall is a coach, speaker, teacher, and blogger in Macon, Georgia. He’s led projects and implemented PMOs for General Electric, IKON Office Solutions, and the Georgia Farm Bureau Mutual Insurance Company. Harry received his B.S. and Masters from the University of Georgia. He has certifications as a project management professional (PMP), risk management professional (PMI-RMP), and has an associate in risk management (ARM-E). When Harry is not conducting project management workshops and helping project managers prepare for their PMP and PMI-RMP exams, he enjoys gardening, golf, guitar, and teaching others how to speak Southern. You can get Harry’s project management tips, tools, and techniques at The Project Risk Coach by clicking the little "house" button directly below.

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