ホーム / リスク管理 / 会議上の問題をクリアする4つの方法

会議上の問題をクリアする4つの方法

あなたにとって、驚くべきことかもしれないが、貴社とは違い、建設的でないミーティングがあります。それは確かな事実で、時には結果を生み出さないミーティングがあります。ハリー・ホール氏は会議上の、4つの問題になるであろう問題について書きます。そして、その問題をいかに解決するかを。

  1. はっきりしない目的
  2. 課題がコロコロ変わる
  3. 中途半端
  4. 方向性が明らかでない

もし、ミーティングが建設的でないとするなら、そもそも何故に、そのミーティングを開いたかが分からないのが原因です。どのミーティングにも、まず誰かが、簡潔に目的をはっきる述べることで始めるべきです。日程と根本原理を見直してから、追加の課題があるかを尋ねます。

第一の問題に要因する第二の問題は、人間は一つの課題から次々の課題へ順番に、課題に進むことに慣れていない生き物です。人間は、課題と課題を行き来して、話したいので結局、個々の課題について、効率的なトークができないままです。これを乗り越えるためには、ミーティング中に話された重要点のリストをメモって、必要であれば、ディスカッションを向け直す「門番」を指定することもできます。

しかし、いくら計画を立てようと、または構造を変えようとも、ディスカッションについての決断に至らない空気が流れることがあります。誰が決断を下すべきかについては、頻繁に情報不足または不確定であることが挙げられます。同様に、ミーティングへの参加者を8人に限定することで、人数が多く過ぎないので、より早く決断が下ります。

最後に、レイド(RAID)を治療薬として用いることで、方向性が明らかになります。RAIDとは リスク(risk)、 活動アイテム(action items)、 課題(issues) 、そして決断 (decisions)から成ります。

リスク(Risks):リスクの記録に脅威と機会等を確認する事。
活動アイテム(Action items):アクションアイテムは活動アイテムの日付、やるべき行動、責任者、納期、状態 (未完成・完成)
課題(Issues):ミーティングのイッシュー(課題)は大事な事項でも会議の範囲外にあるアイテムを含めまました。
決断(Decisions):どのデスイジョン(決断)が出ましたか。誰が決めましたか。決断が出た日付は。決断に至る経緯は。

記事の原文はこちらでご覧下さい(英語): http://www.pmsouth.com/2014/11/08/four-meeting-problems-which-ones-do-you-want-to-overcome/

約 John Friscia

John Friscia is the Editor of Computer Aid's Accelerating IT Success. He began working for Computer Aid, Inc. in 2013 and continues to provide graphic design support for AITS. He graduated summa cum laude from Shippensburg University with a B.A. in English.

また、チェック

時間内にリスクを特定する

プロジェクトのリスクについて独り言を言うのと、これらのリスクについて実際に何らかの手を打つのでは、大きな違いがあります。ハリー·ホール(Harry Hall) 氏によるこの記事が説明するように、プロジェクト管理者によっては、独り言を言う以上は何もしないようです。 多くの場合、プロジェクト管理者は利用者の注意を引くことで開始しています。そういう人たちは、チームを作って、多くのリスクを識別し、それを Excel スプレッドシートに入力します。二度と再びリスクについて議論されることはありま

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Sorry, but this content
is for our subscribers only!

But subscribing to ACCELERATING IT SUCCESS is FREE and only one click away!
Join more than 40,000 IT Professionals and get the best IT management articles to your mailbox with Accelerating IT Success!

Unsubscribe at any time