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Wie Sie bei Ihren Organisationsprojekten Prioritäten setzen

Jay Rollins beginnt diesen Artikel mit einer Vorannahme: Sagen wir einmal, Sie haben alle Ihre Projekte in einen Behälter gelegt und ihre Kosten, Vorteile und Anforderungen abgeschätzt. Das ist ganz großartig — doch haben Sie auch die Prioritäten festgelegt? An diesem Punkt beginnen Unternehmen oft zu strampeln oder sie vermeiden es einfach, richtig Prioritäten zu setzen, in der Hoffnung, dass „gut genug“ schon irgendwie funktioniert. Das Setzen von Prioritäten braucht Zeit, selbstverständlich. Es gilt die Geschäftsfälle zu bedenken, ob die Projekte tatsächlich bearbeitet werden können, und all das dann so zu bündeln, damit das Führungsteam einen Blick darauf werfen kann, um zu beurteilen, welche Projekte Priorität erhalten und welche zurückgedrängt oder aufgekündigt werden sollen. Und an diesem Punkt glaubt Rollins, IT könne das besser: Die Idee ist, alle Geschäftsfälle und den ersten Versuch der Prioritätensetzung grundsätzlich abgeschlossen zu haben, so dass das Führungsteam einfach die Entscheidungen treffen kann und IT die Projektmaschinerie rasch zum Anlaufen bringt. Die Probleme, mit denen ich es zu tun bekam, waren die mangelnde Teilnahme bei der Erstbegutachtung durch das Management. Aus diesem Grunde dauerte es bei den Vorstandssitzungen ewig, eine Genehmigung von Projekten zu erhalten. Alle Fragen und deren Antworten, die im vorhergehenden Schritt abzuklären wären, lagen nicht vor. Die Verantwortung für diesen Reibungsprozess fiel dem PMO-Team zu und ist KEINE Situation, die Sie sie sich wünschen. Es gibt dafür jedoch zwei Grundursachen, die ich entdeckt habe. Eine davon kann sein, dass das Führungsteam kein Vertrauen in die Führungsebene der VP und Direktoren hat, um ihnen die richtigen Fragen zu stellen. Die andere, die wahrscheinlicher ist, ist, dass das Führungsteam nicht gesehen hat, dass die Verantwortung zur Setzung von Projektprioritäten auf der Ebene des VP und der Direktoren angesiedelt ist. Dennoch, so erklärt Rollins, muss es das vorrangige Ziel des PMO sein, die Entscheidung über ein Ja oder Nein zu erhalten, ob das Projekt weiter vorangetrieben werden soll. Auf diese Weise hat jede Ebene der Organisation eine bestimmte Rolle, die auf den Entscheidungen aufbaut, die zuvor gefällt wurden: Projekte werden nach ihrem Wert und der Ausrichtung überprüft, danach legt das Führungsteam die Prioritäten dieser Projekte fest, und das PMO stellt sicher, dass diese Projekte erfolgreich abgeschlossen werden. Damit werden Zweifel beseitigt, die in den Köpfen des PMO entstehen können, wie beispielsweise, ob sie an einem Projekt arbeiten, das von den Führungskräften auch wirklich gewollt wird, und beseitigt zugleich die Zweifel in den Köpfen der Führungskräfte, dass alle in Arbeit befindlichen Projekte auch mit den Geschäftszielen in Einklang stehen.

über Matthew Kabik

Matthew Kabik is the former Editor of Computer Aid's Accelerating IT Success. He worked at Computer Aid, Inc. from 2008 to 2014 in the Harrisburg offices, where he was a copywriter, swordsman, social media consultant, and trainer before moving into editorial.

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