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Neudefinition des Erfolgs im Projektmanagement

Wenn Sie ein Projekt in seinem ganzen Umfang, zeitplangerecht und dem Budget entsprechend abschließen, waren Sie erfolgreich. Dies ist die berühmte dreifache Auflage des Projektmanagements und es ist stets interessant festzustellen, wie sich diese Zwänge in unseren Köpfen eingeprägt haben. Die 5. Auflage des ‘‘Project Management Body of Knowledge (PMBOK)‘‘ spricht jetzt über die konkurrierenden Zwänge von Umfang, Qualität, Zeitplan, Budget, Ressourcen und Risiken (PMBOK, S. 6). Es scheint, dass nur sehr wenige ihren Projektmanagement-Wortschatz auf den neusten Stand gebracht haben, um das Konzept der konkurrierenden Zwänge anzuwenden.

PMBOK definiert den Projekterfolg, auf der Grundlage der konkurrierenden Zwänge basierend, in Abschnitt 2.2.3 (S. 35):

Da Projekte befristet sind, sollte der Erfolg des Projekts im Hinblick auf die Durchführung des Projekts innerhalb der Zwänge von Umfang, Zeit, Kosten, Qualität, Ressourcen und Risiken, die von den Projektleitern und der Geschäftsleitung genehmigt wurden, gemessen werden. Um den Nutzen des durchgeführten Projekts zu garantieren, kann eine Testphase (wie bspw. ein ‘‘soft-launch‘‘ bei Dienstleistungen) innerhalb der Gesamtprojektzeit vor der Übergabe für den Dauerbetrieb eingeführt werden. Der Projekterfolg sollte sich auf die letzten, von den autorisierten Beteiligten genehmigten Baselines stützen.

Der Realitätscheck

Es gibt viele Diskussionen über die Erfolgsquote im Projektmanagement. Leider ist die Erfolgsquote, die sich auf die zuvor genannte Definition stützt, scheinbar sehr gering. Die am häufigsten genannten Lösungen für dieses Problem sind meist Aussagen wie:

  • ‚‚Wenn wir nur mehr Methodik implementieren könnten, dann wäre alles perfekt.‘‘
  • ‚‚Wenn wir nur mehr und besser planen könnten, dann wäre alles perfekt.‘‘
  • ‚‚Wenn der Projektträger seine Arbeit besser machen würde, dann wäre alles perfekt.‘‘

Möglicherweise würde eine vollständige Umsetzung dieser drei Lösungen zu mehr Erfolg führen. Jedoch werden wir, basierend auf unserer Definition von Erfolg, herausgefordert. Wenn eine Lösung nicht die erwarteten Ergebnisse bringt, ist es ratsam, die Analyse zu überdenken.

Möglicherweise ist die PMBOK-Definition von Erfolg unvollständig und zu eingeschränkt. In der Tat sind die dreifachen Einschränkungen oder konkurrierenden Zwänge, genau das-Einschränkungen. Sie sind operative Metriken. Sie sind wichtig, aber es sollten auch andere Metriken angewendet werden, um den Erfolg eines Projekts zu messen. Sie sind nicht strategisch und messen nicht den Wert und Nutzen des Projekts.

Wenn wir den Erfolg im Projektmanagement an unserer Fähigkeit messen, operative Metriken zu erfüllen, hat dies abwegige Konsequenzen:

  • Das Erreichen der von den Einschränkungen festgelegten Zahlen ist wichtiger als die Wertsteigerung.
  • Es ist nicht wichtig, Vorteile des Projekt zu erzielen.
  • Diskussionen werden sehr taktisch und lassen keinen Raum für strategische Diskussion.
  • Änderungswünsche, Innovationen und neue Ideen werden an der Baseline gemessen und nicht an den Vorteilen, die sie bringen.

Eine bessere Definition von Erfolg

Wir brauchen gute Prozesse und Projektmanagement-Praktiken, aber sie sind Ermöglicher, Werkzeuge, um die Effizienz des Projekts zu unterstützen. Sie sind nicht das ultimative Ziel des Projekts und sie werden es nie sein. Auch ist es wichtig, strategische Objektive einzubeziehen und diese messen zu können.

Unsere Kunden bezahlen uns, damit wir ihnen helfen, ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Ihre Gedanken konzentrieren sich, wenn sie über das Projekt nachdenken, auf die Vorteile des Projekts; Sie gehen davon aus, dass wir als Profis die richtige Methode anwenden. Also lassen Sie uns verstehen, wie sie denken und das Projekt sehen.
Als Projektmanager ist es besser, über die Dreifach-Einschränkungen oder konkurrierenden Zwänge hinaus zugehen, um die verschiedenen Elemente Ihrer Projekte auf folgende Weise zu bewerten:

  • Strategisch: Nutzen und Wert des Projekts für den Stakeholder
  • Operativ: in der Regel sind es die verschiedenen Einschränkungen der Pläne
  • Infrastruktur: Qualität und Eignung der Werkzeuge, Prozesse, Software und Ressourcen, die für das Projekt zur Verfügung stehen

Im Projektmanagement erfassen wir oftmals sehr schnell den Wert der Projektmanagement-Methodik und ihre operativen Metriken. Allerdings ist der Vorgang der Annahme eines strategischen Blickwinkels des Projektmanagements ein sehr viel langsamerer. Oft bevorzugen wir, die Rolle des Projektmanagements auf die Überwachung und Durchführung der Aufgaben zu begrenzen.

Projektmanagement kann kein strategisches Instrument für ein Unternehmen sein, wenn es nur eine operative und taktische Sichtweise der Welt verinnerlicht.

Fazit

Ihr Kunde will, dass das Projekt Erfolg hat. Das Projekt wurde aus einem bestimmten Grund gestartet. Seien Sie ein Projektleiter und stellen Sie sicher, dass Sie wissen, was das ist. Obwohl sich die operativen Metriken für die Verwaltung von Verträgen eignen, wird die Zufriedenheit des Kunden auf dem Wert und dem Nutzen der erbrachten Leistungen basieren.

Eine strategische Sichtweise des Projekts wird sich erheblich darauf auswirken, wie wir alle Projektphasen durchlaufen, mit dem Kunden interagieren, auf Veränderungen reagieren und Entscheidungen zu treffen.

über Michel Dion

Michel Dion is a CPA and PMP, living in Ottawa, Canada with his wife and 2 kids. He also has a certification in Internal Audit (CIA), Risk Management (CRMA) and Fraud (CFE). Michel has managed in his career many projects, including special initiatives and emergency projects. He is developing a website called Project-Aria, and is very active in the project management community on the web. The key areas of focus of Project-Aria are project management, leadership, productivity, mind and health, and career and training. He has loved technology since the moment he played on the TRS80 a while ago. Despite that, his two sons insist that they know more about technology than him. Sometimes, he will comment on other subjects, as he likes fitness, travel, chess, photography, and music. He also has a goal of mastering four languages: English, French, Spanish and Swedish. Pay Michel a visit at Project-Aria by clicking the button below.

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