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Preparando el Proyecto para su Entrega

Nos gusta pensar que desplazar un proyecto es tan simple como pedirle a un gerente de proyecto que lo tome, estrecharnos las manos y seguir con el trabajo más prioritario por hacer. Por supuesto que no es así de fácil, y hay varios pasos para asegurarse de que usted, el grupo al que le está pasando el proyecto y el cliente comprendan lo que está sucediendo. Este artículo de Brad Egeland enlista cuatro pasos importantes para la entrega del proyecto.

Comience con una reunión entre usted y el equipo de entrega. Obtenga tanta información como sea posible y documente todo lo que le digan. Esto rendirá grandes dividendos cuando el nuevo gerente de proyecto asuma el trabajo. En la misma línea, Egeland sugiere revisar cada elemento del proyecto: el calendario del proyecto, reportes de estatus y cualquier otra información pertinente.

Una de las partes interesadas frecuentemente ignorada durante la entrega del proyecto es el cliente del proyecto. Al informarles oportunamente del cambio, se puede evitar la confusión después:

Llame al cliente del proyecto e infórmele sobre la transición. Su contacto será probablemente su primer conocimiento sobre esto, por lo que le debe proporcionar tantos detalles sobre los antecedentes del nuevo gerente de proyecto como sea posible. Lo debe presentar de tal manera que se gane la confianza del cliente y que no lo haga sentir como un cliente con un proyecto de segunda clase. Y, si es posible, planee una larga transición en la que usted lidere y enseñe al siguiente gerente de proyecto en lo que todos se acostumbran a la transición. Manejar la transición de esta manera en lugar de hacer una salida abrupta hará que se logre mantener un alto grado de confianza y satisfacción del cliente.

El artículo sigue, explicando cómo el proceso formal de entrega del proyecto debe llevarse a cabo “a la vista” del cliente. Esto les ayuda a entender cuando ocurrió el cambio real entre el gerente de proyecto pasado y el actual, y además también ayuda a los equipos involucrados en el proyecto a enmarcar el cambio. Aunque puede parecer como una puesta en escena (especialmente si el nuevo gerente de proyecto ya tomó el control para el momento en el que el cliente es informado), una transición suave es lo suficientemente importante para permitirse esta pausa en el trabajo del proyecto.

Sobre Matthew Kabik

Matthew Kabik is the former Editor of Computer Aid's Accelerating IT Success. He worked at Computer Aid, Inc. from 2008 to 2014 in the Harrisburg offices, where he was a copywriter, swordsman, social media consultant, and trainer before moving into editorial.

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