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Documentos do projeto: O Fator de Sucesso Silencioso

A manutenção de documentos do projeto não é nada importante. Ser capaz de fazer a coleta, verificação e manutenção dos documentos do projeto é importante não só para o projeto atualmente em andamento, mas também para o sucesso de futuros projetos. A documentação é muitas vezes difamada como uma perda de tempo e tediosa, mas na verdade os documentos do projeto são a força motriz por trás da eficiência e permitir o aprendizado de uma organização.

No passado, os documentos de projeto eram todos impressos, preenchendo completamente os fichários com as lições aprendidas e históricos. Atualmente a maioria desses documentos é digital, mas o autor explica que continuar a manter uma cópia impressa dos documentos pode não ser uma má ideia:

Ter um sistema de gestão de informações eficiente para documentos eletrônicos é factível, mas requer um sistema.  Não é diferente da gestão de um sistema baseado em papel.  No entanto, de acordo com a minha experiência, o mundo digital torna mais fácil ocultar o caos.  Num sistema baseado em papel, se os documentos não são organizados, o fichário é confuso e os documentos simplesmente estão espalhados pelo escritório.  Muitas vezes, a visibilidade do caos cria uma boa pressão para a organização.  A fim de organizar o escritório, um sistema é então facilmente criado.  Só o ato de criar uma pasta física muitas vezes nos obriga a criar uma estrutura para as informações do projeto.

O post então segue descrevendo dicas e conselhos sobre a gestão de informações, incluindo sugestões sobre a estrutura, tendo uma unidade comum (isto é, um lugar onde todas as pessoas poderão encontrar os documentos), certificando-se de que os documentos e seus efeitos sejam de fácil compreensão e a manutenção de um arquivo limpo (o que significa a existência de apenas uma cópia de cada documento, em vez de várias versões).

Leia o artigo completo (em inglês) aqui: http://www.project-aria.ca/2014/02/07/project-information-management/

Sobre Matthew Kabik

Matthew Kabik is the former Editor of Computer Aid's Accelerating IT Success. He worked at Computer Aid, Inc. from 2008 to 2014 in the Harrisburg offices, where he was a copywriter, swordsman, social media consultant, and trainer before moving into editorial.

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